Công ty sản xuất Rohm and Haas

case_study_index_01.jpg

 

 

Vấn đề và giải pháp

Do phải chuyển tài sản công ty từ nhiều cơ sở đến một địa điểm duy nhất, công ty Rohm and Haas tại Trung Quốc đã phải tăng thời gian làm việc và gặp phải nhiều vấn đề về lao động khi xử lý 100 thiết bị OA. Konica Minolta đã tiến hành những khảo sát đánh giá đầu tiên* cho công ty Rohm and Haas tại Trung Quốc để giúp họ hình dung tình trạng cấp phát, tình trạng vận hành và các chi phí khác của tất cả các thiết bị OA hiện có. Nhờ đó, nhiều thay đổi tích cực đã được thực hiện khi đưa vào áp dụng các giải pháp của Konica Minolta, kể cả giảm thời gian và lao động cần thiết cho công tác quản lý, khâu quản lý chi phí trở nên đơn giản hơn, và độ an toàn được nâng cao.

Các vấn đề

  • Không có khả năng nắm bắt đầy đủ các điều kiện sử dụng và các chi phí vận hành thiết bị OA
  • Khoảng 100 loại thiết bị OA khác nhau khiến cho công ty phải tốn ngày càng nhiều thời gian hơn và điều này trở thành gánh nặng cho công tác quản lý
  • Có nguy cơ nhiều tài liệu đầu ra quan trọng có thể bị loại bỏ và bị mất do lơ đễnh

Giải pháp

  • Cho phép hình dung các điều kiện sử dụng và chi phí vận hành thiết bị OA thông qua khảo sát đánh giá*
  • Giảm 1/3 thời gian và lao động cần thiết để xử lý sự cố thông qua sử dụng các phần mềm quản lý
  • Tăng cường bảo mật thông qua chức năng in có xác thực bằng thẻ IC
 
*
Các "khảo sát đánh giá" do Konica Minolta thực hiện là bước đầu tiên của "Dịch vụ đánh giá," một loại dịch vụ tư vấn một cửa để tổ chức tối ưu các thiết bị OA.
Dịch vụ này bao gồm mọi khía cạnh, từ khảo sát và phân tích hiện trạng đến đề xuất cải tiến, giới thiệu, giám sát, bảo trì và quản lý thường xuyên các thiết bị OA.
 
 

Các thành phần then chốt của giải pháp

case_study_index_02.jpg

 

Giới thiệu giải pháp

Phần mềm ứng dụng

  • Bộ quản lý tài khoản của PageScope × 1 bộ
  • Bộ quản lý xác thực của PageScope × 1 bộ
  • Bộ quản lý thiết bị NetCare của PageScope (miễn phí)
  • Bộ quản lý chăm sóc từ xa CS (miễn phí)
 
 

Khách hàng

Công ty Rohm and Haas

Công ty hóa chất Dow đã mua lại công ty Rohm and Haas, và tên của công ty đã được thay đổi.

case_study_index_03.jpg
Ming Li
Điều phối viên cơ sở hạ tầng CNTT,
Khu vực châu Á-Thái Bình Dương

Công ty sản xuất vật liệu chuyên dụng, thành lập năm 1909, trụ sở chính tại Philadelphia, Hoa Kỳ.
Công ty tiếp tục sáng tạo công nghệ phát triển và thiết kế sản phẩm chất lượng cao trong nhiều lĩnh vực từ xây dựng, điện tử, chế biến công nghiệp, đóng gói và vận chuyển đến sản phẩm thường dùng, nước, và các mặt hàng thực phẩm.
Doanh thu hàng năm của công ty vào khoảng 9 tỷ USD.

 
Tên công ty Rohm and Haas (China) Investment Holding Co., Ltd.
Địa chỉ Số 1077, đường Zhang Heng, khu công nghệ cao Zhangjiang, Thượng Hải, Trung Quốc 201203
Thành lập Năm 1979
Vốn 210.000.000 nhân dân tệ
Số nhân viên Trên 1.000
Liên kết công nghiệp Ngành hóa học và công nghệ kỹ thuật hóa học
case_study_index_04.jpg
 
 

Quản lý khoảng 100 thiết bị OA thuộc nhiều kiểu dạng khác nhau và của nhiều nhà sản xuất khác nhau đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và lao động

case_study_solution_details_01.jpg Công ty Rohm & Haas tự hào về quy mô và kết quả kinh doanh của mình và hiện giữ ngôi vị là nhà sản xuất hóa chất chuyên dụng số 2 trên toàn cầu. Công ty cũng tự hào sở hữu trung tâm nghiên cứu và phát triển lớn nhất tại châu Á, đó là công ty Rohm and Haas (China) Investment Holding Co., Ltd. Văn phòng hiện nay của công ty được thành lập vào tháng 8 năm 2006, với các văn phòng chi nhánh và chức năng được phân bổ khắp Trung Quốc. Các văn phòng này sau đó đã được hợp nhất và sáp nhập. Lực lượng lao động hiện nay của Rohm & Haas gồm 800 nhân viên, đứng hàng thứ hai chỉ sau trung tâm nghiên cứu và phát triển tại trụ sở công ty ở Hoa Kỳ. Trung tâm nghiên cứu và phát triển này kiểm soát toàn bộ khu vực châu Á-Thái Bình Dương.

Ban đầu, trung tâm này phải vận hành khoảng 100 thiết bị OA sau quá trình hợp nhất tài sản công ty từ nhiều cơ sở tại Trung Quốc. Các bộ phận CNTT, thu mua và quản lý chịu trách nhiệm quản lý các thiết bị OA này. Ông Ming Li, điều phối viên cơ sở hạ tầng CNTT APR của công ty Rohm and Haas tại Trung Quốc đã có suy nghĩ sau về khoảng thời gian đó: "Các thiết bị OA lúc đó chỉ có chức năng đơn giản như máy in và máy fax. Ngoài ra, nhà sản xuất và năm mua của mỗi thiết bị là khác nhau."

Do môi trường này có nhiều thiết bị khác nhau cùng tồn tại, nhiều vấn đề đã được nêu ra liên quan đến công tác vận hành và quản lý thiết bị OA. "Nhu cầu thay vật tư thường xuyên, các yêu cầu xử lý sự cố đòi hỏi bộ phận CNTT phải bỏ ra nhiều công sức và thời gian chỉ để đáp ứng các yêu cầu sửa chữa từ tất cả các bộ phận của công ty. Ngoài ra, khó khăn trong việc nắm bắt chi phí vận hành tất cả các thiết bị OA này cũng đặt ra một vấn đề quan trọng khác. "

Thực hiện khảo sát đánh giá để hình dung các điều kiện sử dụng và các loại chi phí

case_study_solution_details_02.jpg Trung tâm đã yêu cầu nhiều nhà sản xuất cung cấp ý tưởng để giải quyết các vấn đề này. Sau khi so sánh và thảo luận, trung tâm đã chọn giải pháp của Konica Minolta.

Một trong những lý do chính để chọn Konica Minolta là Dịch vụ đánh giá của họ. Như một phần của dịch vụ này, Konica Minolta đã tiến hành khảo sát và phân tích các điều kiện sử dụng và chi phí bảo quản hiện tại ở trung tâm, bắt đầu từ tình trạng cấp phát các thiết bị OA, các số liệu về hiệu suất như chi phí vật tư tiêu hao và số lượng tài liệu in ra trong một năm qua, dựa trên kết quả chất vấn các quản trị viên và người dùng.

"Cho đến thời điểm đó, nếu chỉ căn cứ vào số lượng máy móc và thiết bị, thật khó nắm bắt được tình hình chung, chẳng hạn như các loại thiết bị OA hiện có trong công ty, cách thức chúng được sử dụng, và mức chi phí vận hành chính xác. Kết quả đánh giá đã giúp làm sáng tỏ vấn đề này." (Ông Li).

Kết quả đánh giá cho thấy có nhiều vấn đề tiềm ẩn: Bởi vì hiện có quá nhiều thiết bị OA chức năng đơn giản của nhiều nhà sản xuất khác nhau được sử dụng, các phòng ban đã đặt mua một số vật tư trực tiếp từ các nhà sản xuất và do đó không hề có sự ăn khớp trong khâu đặt hàng. Ngoài ra, số lượng quản trị viên cũng không đủ để đáp ứng số lượng các thiết bị OA.

Một lộ trình cụ thể để giải quyết những vấn đề này đã trở nên rõ ràng hơn nhờ khảo sát và phân tích hiện trạng. Ông Li đã trích dẫn một ví dụ: "Điều cơ bản để giảm chi phí vận hành là làm sao để hình dung được các kết quả khảo sát và đảm bảo tình trạng sử dụng thiết bị trong sao chép và in ấn vẫn luôn được rõ ràng. Chúng tôi hiểu cần phải cho nhân viên biết các kết quả khảo sát để nâng cao nhận thức của họ về yêu cầu giảm chi phí".

Konica Minolta đề xuất một giải pháp tối ưu hóa nhiều mặt, để giải quyết các vấn đề về hiệu quả, chi phí, và an toàn vận hành, thông qua sử dụng MFP với một thẻ IC tùy chọn có chứa chức năng in có xác thực, phần mềm, và các dịch vụ được thiết kế dựa trên các kết quả khảo sát và phân tích. Ông Lý nhấn mạnh như sau: "Điều quan trọng là, sau khi thực hiện cải tiến, các kết quả thu được cần phải được thể hiện rõ ràng bằng con số." Cũng như hiệu suất chi phí là điều đáng để cân nhắc, cần phải có cái nhìn bao quát hơn khi quyết định chọn giải pháp này.

Thời gian đáp ứng xử lý sự cố giảm xuống còn 1/3. Tăng cường bảo mật với thẻ IC

case_study_solution_details_03.jpg Trung tâm này đã yêu cầu nhiều nhà sản xuất cung cấp ý tưởng để giải quyết các vấn đề này, và sau khi so sánh và thảo luận, trung tâm đã chọn giải pháp của Konica Minolta.

Một trong những lý do chính để chọn Konica Minolta là Dịch vụ đánh giá của họ. Như một phần của dịch vụ này, Konica Minolta đã tiến hành khảo sát và phân tích các điều kiện sử dụng và chi phí bảo quản hiện tại ở trung tâm, bắt đầu từ tình trạng cấp phát các thiết bị OA, các số liệu về hiệu suất như chi phí vật tư tiêu hao và số lượng tài liệu in ra trong một năm qua, dựa trên kết quả chất vấn các quản trị viên và người dùng.

case_study_solution_details_04.jpg Cũng như các vấn đề về thiết bị và kẹt giấy đã giảm bớt, tính hiệu quả trong quản lý, nhờ đó, cũng được cải thiện. Trước đây, các rắc rối về thiết bị thường đòi hỏi quản trị viên phải đến tận nơi để kiểm tra tình hình nhưng ngày nay, Bộ quản lý NetCare tự động phát hiện các sự cố và thông báo cho quản trị viên qua email hoặc điện thoại di động.

"Do chúng tôi có thể nắm bắt tình hình ngay lập tức, kể cả vị trí thiết bị và các sự cố cần xử lý, chúng tôi có thể đáp ứng một cách thích hợp và nhanh chóng. Tại trung tâm tài chính của chúng tôi, nơi có sử dụng nhiều MFP, thời gian đáp ứng xử lý sự cố giảm xuống còn 1/3, giảm được thời gian và công sức cho công tác quản lý." (Ông Li)

Cơ chế in ấn có xác thực cũng đồng thời được đưa vào áp dụng thông qua thẻ IC hiện có, giúp nâng cao tính bảo mật.

Một lợi ích khác nữa là hiệu quả hoạt động đã được cải thiện, nhờ áp dụng một cơ chế quản lý chi phí đơn giản hóa để theo dõi số lượng tài liệu đầu ra của mỗi người dùng từ máy photocopy và máy in, và nhờ máy quét màu có tốc độ cao hơn. Ông Li cũng đánh giá cao những cải tiến đạt được sau khi đưa vào áp dụng cơ chế quản lý mới này, như sau: "Chúng tôi không bao giờ cần phải lo lắng vì nhân viên dịch vụ đáp ứng rất nhanh chóng."

Trước sự thành công của các giải pháp Konica Minolta, công ty Rohm and Haas đang xem xét khả năng giới thiệu phương pháp này đến toàn bộ đội ngũ của họ tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển ở Trung Quốc kể từ bây giờ.

Konica Minolta sẽ tiếp tục hỗ trợ công việc kinh doanh của công ty Rohm and Haas tại Trung Quốc.

 

Liên hệ

  •   HCM: +84 (0)8 3915 4242            HN: +84 (0)4 3776 7023/24
Chia sẻ trang này
Liên kết liên quan