Công ty sản xuất Bridgestone

Tổng quan

Bộ quản lý tài khoản, một bộ phần của bộ phần mềm doanh nghiệp PageScope Enterprise Suite, cho phép bạn theo dõi quá trình sử dụng mỗi thiết bị trên mạng của bạn. Các dữ liệu liên quan đến quá trình sử dụng này có thể được phân chia theo từng loại thiết bị, chức năng, người dùng, nhóm hoặc dự án. Đồng thời, phần mềm có thể thực hiện phân tích thường xuyên để đo lường hiệu quả và xu hướng sử dụng. Chi phí đầu ra cũng có thể được ấn định cho mỗi chức năng của thiết bị, cho phép quản lý chi phí và giảm phế liệu hiệu quả hơn.

Các lợi ích chính

• Theo dõi và báo cáo chi phí đầu ra cho mỗi thiết bị, người dùng và dự án
• Giảm lãng phí giấy, mực in và các tài nguyên khác
• Nâng cao ý thức về chi phí nơi người dùng

Ai là người cần đến bizhub?

• Văn phòng với nhiều thiết bị nối mạng
• Các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp để kiểm soát chi phí hiệu quả hơn thông qua quản lý sử dụng ở cấp phòng, ban hoặc cá nhân
• Các công ty muốn theo dõi vật tư tiêu hao và giảm lãng phí

Giải pháp Konica Minolta

• Một giải pháp phần mềm năng động liên kết tất cả các MFP nối mạng
• Có thể theo dõi và phân tích đầu ra theo từng thiết bị, chức năng, đầu ra màu/đen trắng, kích cỡ giấy, người dùng và dự án trong một khoảng thời gian xác định như hàng tháng…
• Có thể ấn định mức chi phí cho mọi loại đầu ra, để quản lý chi phí và vật tư tiêu hao hiệu quả hơn
• Cảnh báo khi vượt quá giới hạn đầu ra, để quản lý chi phí và giảm lãng phí hiệu quả hơn

Không thể nắm bắt các điều kiện sử dụng thiết bị OA
Quan tâm xử lý các tài liệu đầu ra bị lấy cắp và bỏ lại để giảm lãng phí

Với lĩnh vực kinh doanh cốt lõi là lốp xe, Bridgestone mở rộng hoạt động kinh doanh trên toàn thế giới. Tại Trung Quốc, trách nhiệm kinh doanh lốp xe, kể cả doanh số bán hàng và phát triển thị trường, thuộc về công ty Bridgestone (China) Investment Co., Ltd., góp phần cơ giới hóa đất nước Trung Quốc bằng các sản phẩm công nghệ tiên tiến và chất lượng cao.

Lúc đầu, công ty có trụ sở tại Thượng Hải này phải đối mặt với một loạt các vấn đề liên quan đến việc bố trí khoảng 20 thiết bị OA đơn chức năng. Theo ông Takashi Murooka, giám đốc bộ phận kế hoạch và quản lý, "thật là một vấn đề nan giải để nắm bắt được các điều kiện sử dụng, và mặc dù ý định tích cực nhất của chúng tôi là giảm bớt khối lượng đầu ra, chúng tôi vẫn không thể đưa ra một giải pháp thích hợp nào khác ngoài việc kêu gọi mọi người cố gắng hạ giảm khối lượng đầu ra."

Cũng có những quan ngại đáng kể về cách thức hoạt động của công ty. Tình trạng không đi nhận các tài liệu đầu ra ngay lập tức tạo ra nguy cơ hỗn loạn khi người dùng rời vị trí làm việc cùng với các tài liệu đầu ra không thuộc về họ. Shen MengSi, một cán bộ CNTT, thừa nhận rằng, "có một trường hợp không phải là không phổ biến, đó là khi về đến nhà sau giờ làm việc, người ta phát hiện ra rằng mình đã bỏ quên một tài liệu đầu ra nào đó trên thiết bị OA, nhất là trong lúc hoạt động sản xuất đang diễn ra sôi nổi."

Ngoài ra, còn có gánh nặng đáng kể trong công tác bảo quản khi phải xử lý các trục trặc thiết bị. Gánh nặng này gây áp lực cho nhiệm vụ chính của bộ phận CNTT là lập kế hoạch chiến lược cho việc sử dụng CNTT.

Về đầu trang

Quản lý xác thực trên MFP bằng thẻ nhận dạng nhân viên

Trong tháng 10 năm 2007, công ty bắt đầu thực hiện một dự án để khắc phục các vấn đề này và cải thiện môi trường thiết bị OA. Với yêu cầu "năng suất người dùng không được giảm" (ông Murooka), nhiều đề xuất từ một số nhà sản xuất đã được xem xét, nhưng cuối cùng người ta đã chọn giải pháp Konica Minolta. Sự lựa chọn này chủ yếu dựa trên hai điều kiện: khả năng theo dõi chính xác quá trình sử dụng thiết bị OA và một hệ thống đảm bảo rằng người in tài liệu đầu ra sẽ không được phép sử dụng chúng. Theo ông Shen, "Chúng tôi chọn Konica Minolta không chỉ bởi vì họ đáp ứng được tất cả các yêu cầu của chúng tôi, mà còn vì phương pháp thực hiện của họ hợp lý và không phức tạp so với bất kỳ nhà sản xuất nào khác."

Nói một cách cụ thể, việc sử dụng thẻ IC là một trong những yếu tố chính. Các thiết bị MFP của Konica Minolta mang đến một chức năng in ấn có xác thực, trong đó quá trình xác thực bằng thẻ IC đảm bảo rằng chỉ người có liên quan mới có thể tiếp nhận tài liệu đầu ra. Thật trùng hợp, Bridgestone (Trung Quốc) đã sử dụng thẻ IC như thẻ nhận dạng nhân viên để kiểm soát sự ra vào văn phòng, và thẻ IC này có thể thích hợp với chức năng in ấn có xác thực do Konica Minolta cung cấp.

Ông Murooka giải thích, "Mọi người mang một thẻ nhân viên. Nếu có thể sử dụng thẻ này trong khâu in ấn có xác thực, chúng tôi không cần phải phân phát và quản lý thêm một thẻ bổ sung khác. Yếu tố quyết định là khả năng cài đặt và vận hành hệ thống mà không cần phải tăng thêm lao động hoặc chi phí."

Ngoài khả năng tương thích của thẻ IC, các phần mềm của giải pháp cũng được đón nhận tích cực. Konica Minolta cung cấp các phần mềm ứng dụng để sử dụng và quản lý MFP một cách hiệu quả, chẳng hạn như "Bộ quản lý tài khoản của PageScope" cho phép tập hợp và phân tích khối lượng đầu ra. Ông Shen nhận xét về giao diện người dùng cao cấp và chức năng toàn diện của phần mềm như sau: "Tôi cảm thấy đây là một phần mềm đã "chín muồi" và có thể được khai thác như một hệ thống quản lý người dùng."

Về đầu trang

Giảm khối lượng đầu ra thông qua quản lý tổng hợp
Tăng cường bảo mật thông qua cơ chế in ấn có xác thực

Công ty đã tinh giản tổ hợp in hiện có của mình gồm 20 thiết bị OA, được sử dụng bởi hơn 200 nhân viên, xuống chỉ còn năm MFP màu "bizhub C452" và "bizhub C550" của Konica Minolta.

Lúc đầu, có nhiều quan ngại cho rằng một sự hạ giảm số lượng thiết bị OA như thế có thể khiến nhân viên khiếu nại. Trong thực tế, mặc dù trước đây có sử dụng nhiều máy in và MFP hơn, nhưng chức năng in ấn có xác thực bằng thẻ IC được đưa vào sử dụng đã giúp cải thiện được phong cách làm việc và tăng năng suất vì nó cho phép người dùng nhận một số lượng lớn các tài liệu đầu ra lúc nào và ở đâu tùy ý, thay vì phải đi tới lui mỗi lần. "Chúng tôi đã giảm được những rắc rối của việc đi tới lui. Đây là một lợi thế khó thấy nhưng lại là một lợi thế lớn. Năng suất có thể sẽ bị ảnh hưởng nếu chúng tôi trở về con đường cũ ", Ông Murooka nói khi cảm nhận được những tiến bộ thực tế trong năng suất và phong cách làm việc mà chức năng xác thực bằng thẻ IC mang lại.

Hơn nữa, người ta cũng nhận thấy có tiến bộ đáng kể trong việc giảm chi phí vận hành. Kể từ khi áp dụng giải pháp tập hợp và phân tích chi tiết các tài liệu đầu ra của phần mềm quản lý tài khoản PageScope, người ta đã có thể giảm được 10% số tài liệu đầu ra của nhân viên trong vòng sáu tháng đầu tiên. Bước thứ hai là, "Nhân viên được thông báo về số lượng các tài liệu đầu ra của họ vào khoảng tháng 9 năm 2008. Điều này gây ra một sự sụt giảm mạnh trong tổng số các tài liệu đầu ra (ông Murooka) và giúp nâng cao ý thức của nhân viên". Ông Shen giải thích: "Số lượng những tài liệu không cần thiết đã giảm vì người ta có thể hủy các công việc in ngay trên bảng điều khiển và các công việc in dở dang có thể được hệ thống tự động xoá bỏ sau vài giờ."

Về vấn đề chiếm đoạt và bỏ quên tài liệu đầu ra, vì bây giờ công việc in ấn chỉ có thể được thực hiện sau khi người dùng được nhận dạng qua chức năng in ấn có xác thực bằng thẻ IC, "số tài liệu đầu ra bị bỏ quên đã giảm xuống còn không. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng chiếm dụng không cố ý và đồng thời tăng cường tính bảo mật" (ông Murooka) và giúp đạt được kết quả như mong đợi.

Ngoài ra, còn có nhiều lợi ích khác nữa, như: Giảm số lượng thiết bị, giảm 40% thời gian bảo quản, cho phép bộ phận CNTT dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ cốt lõi. Giảm thêm chi phí nhờ tiết kiệm không gian bị chiếm giữ bởi các thiết bị trước đó và đạt được mức sử dụng điện năng thấp hơn.

Công ty dự định tiếp tục cải thiện môi trường thiết bị OA của họ. Ông Shen đưa ra một ví dụ: "Nhân viên mới cần phải đăng ký trên MFP. Chúng tôi muốn cài đặt một hệ thống quản lý cho phép chúng tôi đăng ký nhiều người dùng cùng lúc." Công ty sẽ phấn đấu để nâng cao giá trị doanh nghiệp của mình thông qua tối ưu hóa toàn diện môi trường thiết bị OA với sự hỗ trợ của Konica Minolta, nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và tăng cường bảo mật.